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2019.12.16(最終更新日:2019.12.16

電子カルテ選考方法とスケジュール

スケジュールを決めるイメージ

電子カルテの選定にあたっては、どのように進めていけばよいのでしょうか。 まず、検討開始時期ですが、一般的には開業の半年前(6カ月)と言われています。 アドバイスする方によっては1年前と言われる方もいるかもしれません。

例えば、6カ月前から、インターネットや展示会などで情報収集を開始し、自らの要望に近いメーカーを絞り、5カ月前~4カ月前にデモンストレーションを受け、3カ月前には各社から提出された見積りを比較し、購入の意思決定をすることになります。 なるべくぎりぎりにならないように、早め早めの行動を心掛けてください。

1.情報収集

情報収集イメージ

日々忙しい医師にとって、電子カルテを選定する際、いかに効率よく情報を集めるかは重要です。 ただやみくもにインターネットで調べるだけでは、有効な情報にたどり着くには時間も手間もかかります。

そこで、どの情報ソースを活用するかを考えてみましょう。 一般的に、現在医療機関で活用できる情報ソースは、①インターネットで調べる②展示会調べる③先輩・友人に聞く、などがあります。 各ソースの特性を十分に理解して、使い分けると良いでしょう。

1.インターネット 全体像を理解するには向いている。 情報はメーカー側が絞ったものであり、本質は分かりにくい。 無料体験などがあれば、積極的に利用すればよい。 しかしながら、設定が不十分な電子カルテを触っても実際とは異なるので、注意が必要。

2.展示会 操作性を確認するには向いている。 各社のブースに訪れ説明を受けるとともに、少し触らせてもらえれば、触ってみるとよいだろう。 時間が限られているため、チェックするポイントを決めておくと効率が良い。

3.先輩・知人 導入後の対応を確認するには向いている。 実際に使っている先輩、知人がいれば是非見学に行くと良いだろう。 その際、医師の意見も重要だが、事務やクラークの意見も聞けると良いだろう。 その際も、「問題発生時の対応」などと、質問を用意しておくとスムーズであろう。

2.要望をまとめる

要望をまとめるイメージ

電子カルテを選定するには、ある程度の比較軸を決める必要があります。 その際に考えていただきたいのは、自らが描く診療スタイルにフィットするものを選ぶというシンプルな考え方です。 シンプルであるがゆえに、ある程度直感に依存してもよいと思われます。一方で最低限決めておくことがあります。 それは、電子カルテに求める機能でしょう。それを考える際に、「システム範囲」と「必要な機能」をまとめておくとわかりやすいいでしょう。

「システム範囲」とは、電子カルテと連動する周辺システムを考えることで、画像が多い診療所ではPACS(画像ファイリングシステム)が重要となりますし、 患者が多い診療所では診療予約システムを、受付の自動化を考えれば「自動精算機」を、問診のデジタル化を考えれば「Web問診」を、電子カルテと合わせて検討すると良いでしょう。

また、電子カルテに必要な機能は、現在の診療の流れを考えながら、スムーズに電子カルテが稼働することをイメージして、具体的に考えると良いでしょう。 たとえば、在宅医療に取り組む場合は、モバイル機能が重要になりますし、患者様が多く診療時間が限られている場合は、スピードアップを図るため診療セットと呼ばれる機能が重要になります。

3.メーカー選定(1次選考)

メーカー選定イメージ

情報が集まり、電子カルテに関する要望がまとまったところで、メーカーからデモンストレーションを受けるステージに進みます。 デモンストレーションとは、メーカーから商品説明を実際のシステムを用いて行ってもらうものです。 注意点としては、多くのメーカーからデモンストレーションを受けると、頭が混乱して分からなくなることが良くあります。 できれば、3社~5社程度にあらかじめ絞っておくとよいでしょう。

4.デモンストレーション

デモンストレーションイメージ

 メーカーからデモンストレーションを受ける際に、各社同じ内容で比較した方が分かりやすいので、 ①実際のカルテを用意したり、②診療ワークフローを事前に提示したりして、同条件でデモンストレーションをお願いしてみてください。 この準備を行っていただくことで、メーカーの対応力が分かります。 つまり、要望を実現する、理解する力があるかが確認できるのです。

さらに、実際に自ら触れる機会をもってください。 デモを行うスタッフの上手い下手で印象はかなり変わります。 「デモンストレーションを受けたときはよく見えたのに、実際触ってみると違う」というギャップを埋めるために、 「体験」してみることが重要なのです。

最後に、質問も必ず用意しておいてください。 デモを受けたメーカーに同じ質問を投げかけることが重要ですので、書面で用意しておくことが良いでしょう。 回答できない場合は、メールなどで後日送ってもらう対応でもよいでしょう。 メールの回答から、会社の誠実さやスピード感が分かることでしょう。

5.見積比較

見積比較イメージ

デモンストレーションが終了し、自らが良いと感じたメーカーには、その場で見積りを依頼してください。 電子カルテの導入には、約2か月かかりますので、開業予定日から逆算して、最低3か月前には、見積りの取得が必要です。 見積りを取得する際、少なくとも2社以上のシステム会社に依頼を行い比較を行ってください。

比較を行う際のポイントとしては「同一条件」で行うことです。 同一条件とは、同じ端末数で使用した場合の価格を提示してもらうことです。 また、見積書は大抵、初期費用は合計額、保守費用は月額と表示がバラバラですから、必ず月額にかかるコストに置き換えて考えるとよいでしょう。 (システムは通常5年で減価償却を行うため、60カ月で割ると月額が分かります。) また、5年後の更新時に新たにかかる費用についても、この際に確認しておくことが大切ですが、いずれこの考え方もなくなっていくのかもしれません。 現在は、サブスクリプションモデルが増えつつあるので、徐々にメーカーもそのような考え方に移行してきているようです。

さらに、各社の見積りがそろってきたら、それに基づき価格交渉を行います。 価格交渉は、購入者と販売者の駆け引きですが、あまりに強い値引き要求は、導入後のサポートにも影響しますので、相互に合意形成を図りながら、適正な価格で購入することをお勧めします。 事前に、先輩や友人にも購入時の見積りを見せてもらい、相場感をもって交渉すると良いでしょう。 メーカーには先輩、友人のクリニックの名称を提示しておけば、有利に交渉を進めることができます。

6.意思決定(最終選考)

意思決定イメージ

価格交渉が進み、メーカーが絞り込まれましたら、メーカーを決定します。 少なくとも稼働予定日の3か月前には行ってください。 メーカーと発注書や契約書を取り交わす際に、最終確認として、 「端末数は適正か」「サポート内容は十分か」「5年後の更新時の対応について契約に盛り込まれているか」「契約内容に不利はないか」「新たに費用が突然増えたりしないか」 といった事項について、十分な打ち合わせを行ってください。 決定の際に、導入や研修を担当するインストラクターには、必ずお会いして、「導入・研修スケジュール」を提示してもらってください。

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