予約システム選定のポイント

このように「外来患者の減少」する状況では、診療所は「安心して受診できる環境づくり」を徹底的に行う必要があります。そもそも待合室は、混んでいれば混んでいるほど「密」につながりやすい場所です。従来の「待合室で長く待つのではないか」というこれまでのイメージを抜本的に見直す必要があるのです。その方法として、クリニックの「滞在時間の短縮」に注目が集まっており、予約システムを活用して「混まない待合室」を作り出すことが求められています。

予約システムは、「時間予約システム」と「順番管理システム」、その２つの特性を組み合わせた「時間帯予約システム」の3つに分けることができます。
時間予約システムとは、「時間」を軸に患者の予約を取る方法です。一方、順番管理システムは、「順番」を軸に患者の整理券を発行する方法です。時間帯予約システムは、ある程度の「時間帯」を予約する方法です。時間予約よりも時間のズレが起きにくい仕組みです。

最初に診療所で利用され始めたのは「時間予約」です。このシステムは、時間で来院患者を管理する仕組みです。時間のズレが少ない、患者一人当たりの時間が読める診療科では利用されてきました。一方で、患者と約束した「受診する時間」がズレてしまうと患者の不満につながってしまうため、時間変動が多い診療科では普及が進みませんでした。限られた診療科での普及にとどまりました。

次に出てきたのが、「順番管理」です。患者は順番が書かれた「番号」を取ることになります。あくまで順番であり、時間を予約したわけではありませんから、時間のズレによる患者の不満はありません。そのため、時間のズレがたびたび予想される診療科で主に採用されることになりました。しかしながら、今度は患者が「順番通り来ない」という課題が生まれたのです。患者は、番号さえ取っておけば優先的に診てもらえると考え、まずは順番を押さえておけばよいという発想になり、早い順番を持っている患者がなぜか遅い順番に来院するという行動をとるケースが問題になったのです。

そこで、時間予約と順番管理の折衷案として、「時間帯予約」という方法がとられるようになりました。この時間帯予約は、３０分～１時間というざっくりとした時間を予約する方法なり、時間内であればいつ来てもよいので、かなり融通の利く仕組みです。時間のズレの問題、順番通り来ない問題の2つを解消するシステムとして注目されています。

予約システムは、時間・順番・時間帯の３タイプのどれが自らの診療スタイルに合うかを考えて選びます。タイプが決まったら、次に機能による選択となります。現在よくある機能を挙げておきますので参考になさってください。メーカーごとに有する機能は異なりますので、機能を確認してください。