クリニックの電子カルテの運用管理①

これまで紙カルテで管理してきた情報は多岐に渡ります。電子カルテになると、電子カルテ・PACS・予約システム・Web問診・オンライン診療システムなど多岐に渡るシステム群のそれぞれの情報を管理することになります。まずは、どんなシステムが範囲に入るのかということを定義する必要があります。基本的な考え方は、患者からお預かりする個人情報を管理する場合には、この運用規定にすべて盛り込むと良いでしょう。

システム管理者は、クリニックの責任者となりますので、たいていは院長となります。電子カルテの全責任を負うのは誰かという視点から決定すると良いでしょう。ただし、システムが苦手な院長もいらっしゃいますので、実質の管理者を別に決めておくことも重要です。責任者というより管理運用の担当者と位置付けになります。

電子カルテには３原則（真正性、保存性、閲覧性）があります。このうち、最も重要なのは真正性で故意の改ざんを防止するという項目です。そのため、いつ誰が記録作業を行ったのかという記録を残す必要があるのです。電子カルテでは利用者すべてにIDとパスワードを付与し、記録の責任の所在を明確にすることが基本的なルールとなります。この際、受付、検査といった部門IDを設定するケースがたまに見受けられますが、基本的には個人と紐づけるのが一般的となります。また、パスワードは定期的に更新することが義務付けられています。利用者の氏名、ID、パスワードを一覧にまとめ管理することが必要になります。また、入退職時の更新も忘れずに行ってください。

電子カルテはパソコン、プリンターなどのハードとそれを動かすソフトで成り立っています。クラウドの場合はアプリケーションという言葉が使われるようになっています。これらハード、ソフトは定期的な更新と買い替えが必要となりますので、それを管理するための仕組みが必要となります。すべてのハード、ソフトをデジタルの台帳で管理して、いつでもその情報にアクセスできる状況を作り出す必要があります。最近では、ネットワーク機器もどんどん重要になっているので、院内のLANやネットワーク機器なども同様に管理していくと良いでしょう。

システムには必ずマニュアルが存在し、それはシステムが更新されるたびに変更が行われています。かつては分厚いマニュアルをメーカーから渡され、それを保管するという運用でしたが、最近はデジタルマニュアルが主流になり、管理がしやすくなっています。マニュアルや更新情報は、「どのようにアクセスするか」を全スタッフが理解しておくことが大切です。これは院内独自のマニュアルについても同様です。

システム教育並びに訓練は、システム導入時には行われていますが、それを記録に残し、新規入職者のために活用するというところまでは検討されていないように感じます。スマホの普及、アプリの充実などから、動画の作成が容易になってきました。必ず、教育、訓練は動画として残して、いつでも見返す状態を作り出しておくことが大切です。